来年度の社内イベント予算の見積もり方｜出張カフェ（移動式カフェ）を入れる場合の確認点

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

来年度の社内イベント予算を年内に申請する場合、忘年会や周年行事と並べて出張カフェの費用も見積もるには、今年度の行事を振り返り、外部に頼むものは早めに見積もりを取るのが基本です。S/CAFE, anywhere.の出張カフェ（移動式カフェ）については、開催日の4週間前までに相談する条件と、税別の表示価格・別途の移動費という料金の考え方が確認できています。

年間予算は「振り返り」から積み上げる

一般的な進め方の提案として、まず今年度に開いた行事を一覧にし、それぞれの実際の費用と参加人数を振り返ります。そのうえで「続けるもの」「やめるもの」「新しく試すもの」に分けて積み上げると、申請時に根拠を説明しやすくなります。

外部に頼む予定のものは早めに見積もりを取ります。また、人数の増減に備えた予備費を少し残しておくと安心です。これらは一般的な助言であり、S/CAFEのサービス手順ではありません。

出張カフェを予算に入れるときの料金の見方

S/CAFE, anywhere.は、イベント・マルシェ、ブランドのポップアップ、オフィスや交流会へ、S/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届けるサービスです。社内イベントや交流会を企画するオフィス・総務担当者も対象です。

予算に入れる際は、次の料金条件を押さえてください。

表示価格は税別です。移動費は別途で、23区内は20,000円〜、それ以外は距離に応じて加算されます。

基本プランには、バリスタ2名・カウンター・機材・豆・カップ・設営撤収の作業が含まれます。提供できるドリンクの種類とメニュー一覧は、問い合わせで案内します。

見積もりを取るタイミングと流れ

相談は開催日の4週間前までに行う必要があります。年内に予算申請をする場合でも、実施予定の行事ごとに日程の見通しを立てておくと、相談の時期を逃しにくくなります。

相談の流れは3段階です。

まず、日程・会場・人数の目安を聞きます。次に、メニュー・会場設備・スタッフ体制を確認して、内容と見積もりを案内します。最後に、当日スタッフが会場へ伺います。

対応エリアは東京23区・都内近郊が中心です。その他の地域や関東近県は個別に相談となります。

会場側で必要な条件

会場には、約2m×2mのスペース、100V電源（専用回路推奨）、給水経路が必要です。

また、設営に約1.5時間、撤収に約1時間かかります。この時間はドリンク提供時間に含まれません。会場を押さえる時間は、提供時間にこの設営・撤収の時間を加えて考える必要があります。

公式サイト

詳細は公式サイトをご覧ください。

https://www.scafe.tokyo/anywhere