複数部署の合同イベントで出張カフェの費用を分担するには？整理の手順｜S/CAFE

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

複数部署の合同イベントに出張カフェを入れるときは、誰が何割負担するかを決める前に、分担する総額の範囲をそろえましょう。社内で費用を振り分けることと、出張サービスへどの名義で発注するかは、別々に確認する項目です。以下は、S/CAFE, anywhere.を検討する主催者側の予算整理の例です。

分担の対象になる費用を決める

基本料金だけを分けるのか、移動費や個別に依頼する作業も含めて分けるのかを、関係部署で確認します。一部の部署だけが希望する装飾などがある場合は、共通費と個別希望の費用を区別する方法も考えられます。

S/CAFE, anywhere.の公開料金は税別で、移動費は別途です。まず今回の見積もりの項目を同じ資料へまとめ、社内の予算を確認する人が同じ総額を見られるようにします。概算の段階と、内容を確認した後の金額は分けて残しましょう。

比率の根拠と見直す条件を残す

参加予定人数の比率で分ける方法、各部署があらかじめ同額を負担する方法などが考えられます。どの方法を使うかは社内で決め、人数を使うなら集計日と対象を記録します。参加人数と実際の提供杯数は同じとは限らないため、杯数の確定前から利用実績として按分しないようにします。

途中で参加予定が変わった場合に比率を見直すのか、当初の合意を使うのかも決めておくと、実施後の確認を進めやすくなります。実際に飲んだ人を部署別に集計する運用を希望する場合は、実施の可否と担当を別途S/CAFEへ相談してください。

社内の分担と発注先への依頼を分ける

社内で三部署が負担するからといって、見積書や請求書も三つに分かれるとは限りません。発注する組織の名義、連絡担当者、請求に関する希望を整理し、対応できる方法をS/CAFEへ確認します。

確認が済むまでは、社内の按分表を外部の請求条件として扱わないようにしましょう。社内では一つの発注内容を基に費用を振り分けるのか、別の方法が必要かを、経理担当者と確認して進めます。

変更分を再承認する流れを決める

杯数や提供時間の希望を変える場合は、新しい見積もりを受け取ってから負担額を更新します。各部署へ送った資料の日付と、どこまで承認されたかを残す方法があります。追加費用を一部署が判断するのか、全体で確認するのかも事前に決めておきましょう。

S/CAFEへ相談する

日程、会場、人数の目安に加え、発注と請求に関する希望があれば公式フォームからお知らせください。未定の項目を整理した段階でも相談できます。出店のご相談は開催日の4週間前までにお願いします。

公式情報：https://www.scafe.tokyo/anywhere