出張カフェを招くとき、招待状にS/CAFE店舗の住所は必要？

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

S/CAFEの店舗住所を、出張カフェを開催する会場の案内としてそのまま載せる必要はありません。S/CAFE, anywhere.は、S/CAFEのコーヒーとスタッフが会場へ伺う出張カフェです。招待状では、S/CAFEのサービス紹介と、参加者が向かう今回の開催会場を分けて記載してください。サービスの詳細は公式ページで確認できます：https://www.scafe.tokyo/anywhere

招待状には今回の開催会場を記載する

参加者向けの案内には、主催者が確認したイベントの開催日、会場名、住所、階や部屋名、集合する入口を記載します。S/CAFEによる出張提供は、その会場で行われる企画内容として説明できます。

S/CAFEの店舗を会場として使う企画と、別の場所へ出張カフェを呼ぶ企画は区別してください。サービス名だけで参加者に集合場所を判断してもらわず、今回の来場先を明確に案内します。

サービス紹介のリンクと道順のリンクを分ける

S/CAFEの公式ページは、サービス内容を確認するための参照先です。参加者の道順には、主催者が確認した開催会場の地図を使い、サービス紹介のリンクと道順のリンクが別の目的であることを説明します。

地図を開いた先の名称と住所は、実際の開催会場と照合してください。会場の入口が複数ある場合は、参加者が使う入口を示します。提供側へ送る搬入用の経路資料と、参加者向けの道順を取り違えないことも大切です。

メール以外の案内も同じ行先にそろえる

招待メールの本文が正しくても、添付画像やカレンダーの場所欄が異なると、参加者が別の場所へ向かう可能性があります。タイトルだけでなく、住所、部屋、地図の遷移先が同じ情報になっているか確認してください。

サービス紹介画像に店舗の住所がある場合は、今回の開催会場と誤解されない説明になっているか見直します。案内を作る担当と配信する担当が異なる場合は、実際に参加者へ届く形で読み合わせます。

当日の問い合わせ先を主催者にそろえる

イベントへの参加、当日の道順、受付について尋ねる相手は、主催者が今回用意した窓口を案内します。S/CAFEへの新規出店相談と、参加者の当日問い合わせを混同しないようにしてください。

開催会場に着いた後は、出張カフェの提供場所と時間も主催者の案内に加えます。イベントへ入場できる時刻と、コーヒーを利用できる時刻が異なる場合は、その違いが分かるように記載します。

出店を相談する主催者へ

S/CAFEの出店を検討する主催者は、日程、開催会場、人数の目安を公式の出店相談フォームへ知らせます。相談は開催日の4週間前までです。内容が決まってから、招待状に記載する開催会場の案内を整えてください。

参照した公式情報

https://www.scafe.tokyo/anywhere