出張カフェを使う招待イベントで直前欠席を減らす連絡の組み方と、S/CAFE, anywhere.で確認できる条件

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

招待イベントで直前の欠席が続くときは、一般的には、申込直後に予定へ登録しやすい案内を送り、開催前に日時・場所・所要時間・参加する意味を簡潔に再通知する方法があります。あわせて欠席連絡をしやすくし、待機者がいる場合の案内順を決めておきます。出張カフェ（移動式カフェ）のS/CAFE, anywhere.を使う場合は、案内に載せる内容や準備の条件を、下記の確認済みの情報に沿って決められます。

連絡の組み方の一例

ここからは一般的な準備の考え方です。S/CAFE, anywhere.のサービス内容ではありません。

申込直後には、カレンダーに登録しやすい形で日時と場所を送ります。開催前の再通知では、同じ情報に所要時間と参加する意味を添え、短く読める文面にします。

欠席の連絡先を案内に書いておくと、連絡しやすくなります。待機者がいる場合は、欠席の連絡が入ったときに誰から案内するかを先に決めておきましょう。

出席人数は、確定した人数と見込みの人数を分けて更新し、関係先に同じ情報を共有します。

案内に書けるS/CAFE, anywhere.の内容

S/CAFE, anywhere.は、イベント・マルシェ、ブランドのポップアップ、オフィスや交流会へ、S/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届ける出張カフェサービスです。招待イベントの案内では、この出張カフェがあることを参加する意味の一つとして伝えられます。

基本プランには、バリスタ2名、カウンター、機材、豆、カップ、設営撤収の作業が含まれます。提供できるドリンクの種類とメニュー一覧は、問い合わせで案内されます。

対象は、屋外イベントやマルシェ・地域の集まりの主催者、新商品のお披露目やポップアップを行うブランド担当者、社内イベントや交流会を企画するオフィス・総務担当者です。

日程・会場・費用の条件

相談は開催日の4週間前までにします。相談の流れは3段階です。まず日程・会場・人数の目安を伝えます。次に、メニュー・会場設備・スタッフ体制を確認して内容と見積もりが案内されます。最後に、当日スタッフが会場へ伺います。

会場側では、約2m×2mのスペース、100V電源（専用回路推奨）、給水経路を用意します。設営に約1.5時間、撤収に約1時間が必要で、どちらもドリンク提供時間には含まれません。

対応地域は東京23区・都内近郊が中心です。その他の地域や関東近県は個別に相談します。表示価格は税別で、移動費は別途かかります。23区内は20,000円〜で、それ以外は距離に応じて加算されます。

詳細は公式サイトで確認できます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere