社内イベントに出張カフェを入れる稟議資料のまとめ方

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

稟議資料にはサービス内容と依頼の流れをまとめる

社内イベントに出張カフェを入れたい場合は、S/CAFE, anywhere.の基本プランに含まれる内容、会場に必要な条件、相談から当日までの流れを稟議資料に整理します。S/CAFE, anywhere.は、オフィスや交流会などへS/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届ける出張カフェ（移動式カフェ）サービスです。

基本プランには、バリスタ2名、カウンター、機材、豆、カップ、設営・撤収の作業が含まれます。表示価格は税別で、移動費は別途です。東京23区内の移動費は20,000円からで、23区外は距離に応じて加算されます。

公式サイト：https://www.scafe.tokyo/anywhere

社内イベントの担当者が確認する対象

S/CAFE, anywhere.は、社内イベントや交流会を企画するオフィス・総務担当者が相談できるサービスです。対応地域は東京23区・都内近郊が中心で、その他の地域や関東近県は個別に相談します。

稟議資料では、開催日、会場、参加人数の目安を記載します。開催日の4週間前までに相談する条件があるため、社内で確認する日程もあわせて整理します。

会場に必要な条件

S/CAFE, anywhere.を利用する会場には、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路が必要です。電源は専用回路が推奨されています。

設営には約1.5時間、撤収には約1時間が必要です。設営時間と撤収時間は、ドリンク提供時間には含まれません。稟議資料には、ドリンク提供時間とは別に会場を使用する時間があることを記載します。

依頼から当日までの流れ

相談では、まず日程・会場・人数の目安を伝えます。その後、S/CAFE, anywhere.がメニュー、会場設備、スタッフ体制を確認し、内容と見積もりを案内します。依頼後は、当日にスタッフが会場へ伺います。

提供できるドリンクの種類やメニュー一覧は、問い合わせ時に案内されます。社内イベントで提供内容を稟議に記載する場合は、問い合わせで案内されたメニューをもとに確認します。

稟議資料には、基本プランの内容、税別価格と別途移動費、会場のスペース・電源・給水経路、設営・撤収に必要な時間、日程・会場・人数を伝えて相談する流れをまとめると、依頼前に確認すべき事項を整理できます。