海外担当者と日本の出張カフェを手配するとき、日時はどう共有する？｜S/CAFE

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

海外の企画担当者と日本の現地担当者がS/CAFE, anywhere.の出張カフェを手配する場合は、会場で使う日本時間を原本として日時を確認しましょう。日付だけや「午後から」という表現では、担当者が見ている地域によって認識がずれる場合があります。この記事では、S/CAFE, anywhere.へ伝える時間と社内のカレンダー表示を対応させるための、主催者側の準備を紹介します。

開催地の日付と時刻を原本にする

共有資料には、日本での開催日と時刻の基準を明記します。提供開始と終了は一組で書き、必要に応じて日本時間の表記を添えましょう。海外担当者向けの表示を作る場合も、もとの日本の日時を参照できる形にしておきます。

海外側の担当者が使う時刻へ読み替えた結果は、その拠点の担当者と照合します。固定の時差だけで年間すべての予定を複製するより、対象の日付に対応する表示を確認する進め方があります。

会議の時刻と現場作業の時刻を区別する

オンラインで打合せをする日時と、日本の会場でコーヒーを提供する日時は別の予定です。会議の招待を現場の作業指示と取り違えないよう、予定の名称にも打合せ、設営、提供、撤収の区分を入れる方法があります。

S/CAFEの設営は約1.5時間、撤収は約1時間で、どちらもドリンク提供時間とは別です。提供開始だけを海外側の予定へ登録して終わりにせず、施設を使える時間を日本の現地担当者が確認したうえで、作業の予定を対応させてください。

カレンダーの設定と文面を読み合わせる

本文に書いた日時と、カレンダーが表示する日時が一致するかを確認します。場所の設定や時刻の基準が異なる場合は表示が変わることがあります。送信者の画面だけでなく、受け取った担当者が見ている日時も読み合わせる方法があります。

提供内容を変更するメールでは、対象の開催日と変更前後の日本時間を一緒に書きます。海外側が確認した時刻を、日本の現地担当者が別の意味で読み取っていないか、返信の際にも基準をそろえましょう。

現地の連絡窓口を時刻と一緒に残す

当日の変更を海外担当者の確認だけに頼ると、その人が応答できない時間が生じる場合があります。主催者側で日本の会場に連絡できる窓口と、判断が必要な事項の確認先を決め、提供側へ共有します。

参加者向けの案内を外国語で用意することと、S/CAFEのスタッフがその言語で対応することは、別に確認します。必要な希望は項目を分けて相談してください。

S/CAFEへ相談する

開催日の4週間前までに、公式フォームへ日本での日程、会場、人数の目安をお知らせください。海外側と現地側の窓口、時刻を共有する方法も整理し、未確定の予定は未確定と示してご相談ください。

S/CAFE, anywhere.の公式情報は次のページで確認できます。

https://www.scafe.tokyo/anywhere