出張カフェの依頼で社内の取引先登録が未完了でも相談できる？S/CAFEの進め方

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

出張カフェを初めて手配する企業では、見積もりの確認とは別に、社内で新規取引先の登録が必要になる場合があります。S/CAFE, anywhere.への出店相談は、その登録が済んでいなくても、社内で確認中であることを伝えて進められます。ただし、社内の登録が終わることと、出店内容が確定することは別の進捗です。

社内の登録と出店内容は別に管理する

S/CAFE, anywhere.では、日程、会場、人数の目安を伺い、メニュー、会場設備、スタッフ体制を確認したうえで、内容と見積もりを案内します。

そのため、取引先登録が進んでいても、提供時間や杯数、会場条件が未確認の項目は確認中のままです。反対に、見積もりが届いていても、社内の登録や承認が終わっていないことがあります。関係者には「社内の登録状況」と「出店内容の確認状況」を分けて共有してください。

社内で確認しておくこと

取引先登録が必要かどうかは、依頼する企業ごとに異なります。必要な場合は、購買や経理など担当部署に、必要な申請、使う書式、提出先、確認にかかる日数を尋ねます。

同じ取引先登録でも、担当部署への申請と支払いに関する登録が別手続きになっていることがあります。どちらが必要か、誰が申請し誰が回答を受け取るかを決めておくと、確認が止まる場所を把握しやすくなります。

指定の書式や書類がある場合は、S/CAFEが対応できるかを相談時に尋ねてください。特定の証明書を必ず発行できると想定して、社内の提出期限を先に約束することは避けましょう。

相談の時期と伝える内容

出店相談は、開催日の4週間前までに、公式サイトの出店相談フォームからお願いします。社内の登録に別の期間が必要な場合は、その分も見込んで早めに準備してください。

フォームでは、開催日、会場、人数の目安をお知らせください。未定の内容は未定のまま相談できます。社内の取引先登録が必要な場合は、その状況と希望する期限も添えると、出店内容の相談と事務手続きの確認を区別して進められます。

参照した公式情報

https://www.scafe.tokyo/anywhere