営業中の施設に出張カフェを設営するには？搬入・通行区画の確認ポイント

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

営業中の施設にS/CAFE, anywhere.の出張カフェを設営する場合は、入館許可だけでなく、搬入・設営・撤収に使う区画と、一般利用者の通行を切り替える方法を施設と事前に確認してください。

搬入から設営までの区画を施設と確認する

営業中の施設では、搬入口からカフェの設置場所までの経路に、一般利用者の通行と重なる場所がないかを確認します。搬入だけが営業中に行われるのか、設営や撤収も利用者がいる時間に重なるのかによって、施設へ確認する内容が変わります。

会場図には、完成後のカフェの位置だけでなく、準備中に使う範囲も記載して確認します。通路や入口を主催者の判断で閉じる前提にせず、施設が認める作業方法と利用者への案内方法を整理してください。

施設の営業案内とイベント案内で使用する入口が異ならないかも確認します。作業開始が遅れた場合に、区画を切り替えるかどうかを誰が判断するのかも、予定時刻だけで変更しない方法とあわせて施設と決めておきます。

参照した公式情報：https://www.scafe.tokyo/anywhere

区画の切り替えを担当者ごとに決める

一時的に通行方向を変える場合は、作業開始を認める人、利用者を案内する担当者、通常の通行へ戻ったことを確認する人を施設と整理します。案内物の設置方法や区切り方も、施設の運用に合わせて確認してください。

主催者の係とS/CAFE, anywhere.の作業者が、同時に通行整理を担えると決めつけないことが重要です。S/CAFE, anywhere.へ依頼したい作業がある場合は、作業内容と時間を具体的に伝え、スタッフ体制と対応範囲を相談してください。

提供開始の案内は設営完了後に行う

カウンターが見えていても、準備が完了し、ドリンク提供を始められる状態とは限りません。参加者を案内し始める時点を提供側と確認し、施設の通常利用者が準備中の場所へ入らないよう、主催者側の案内をそろえます。

S/CAFE, anywhere.の設営には約1.5時間かかり、ドリンク提供時間とは別に確保します。営業中の施設であっても設営時間を短縮できると見込まず、施設の利用可能時間や作業条件を事前に伝えて相談してください。

提供後の撤収にも区画を確保する

S/CAFE, anywhere.の撤収には約1時間かかり、ドリンク提供時間とは別に必要です。提供終了後も施設の営業が続く場合は、機材を片付けて運び出す時間にどの場所を使えるのか、施設と改めて照合します。

カフェの提供終了と、施設を通常の通行へ戻す確認は別の出来事です。主催者側では、区画を変える予定時刻、連絡先、解除を確認する担当者を整理しておくと、施設と現場で判断をそろえやすくなります。

営業中の出張カフェを相談するときに伝えること

S/CAFE, anywhere.へ相談する際は、日程、会場、人数の目安に加えて、営業中に重なる搬入・設営・撤収の作業と、施設から示されている条件を公式フォームへ知らせてください。未確認の区画がある場合は、その点も伝えます。

開催日の4週間前までの相談が案内されています。公式情報は次のページで確認できます。

https://www.scafe.tokyo/anywhere

入館許可があれば営業中に設営できますか

入館許可だけでは、営業中の作業場所や利用者への案内方法までは決まりません。使用できる区画、作業時間、現場で判断する担当者を施設へ確認したうえで、S/CAFE, anywhere.の作業内容とスタッフ体制を相談してください。