ハイブリッドイベントで出張カフェを利用するには？会場条件と相談事項

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

ハイブリッドイベントで出張カフェを利用するには、オンラインを含む全参加者数と現地参加者数を分け、会場、現地で提供したい時間、飲み物を利用してほしい人の目安をS/CAFE, anywhere.へ伝えて相談します。現地参加者向けの休憩案内と、オンライン参加者向けの配信進行も分けて整理します。

現地参加者とオンライン参加者の人数を分ける

S/CAFE, anywhere.へ相談する際は、オンラインを含む全参加者数だけでなく、会場にいる人数を伝えます。会場で飲み物を利用してほしい人と場面を具体的にすると、現地向けの利用条件を整理できます。

参加者向けの資料には、現地で飲み物を受け取る場所、提供時間、休憩後の再開予定を記載します。配信担当は配信の休憩と再開予定、会場担当は現地の休憩場所と設備、受付担当は現地参加者への提供時間を確認します。

会場に必要なスペースと設備

会場には約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路が必要です。電源は専用回路が推奨され、必要な電気容量や給排水は会場に合わせて事前に案内します。

カメラ、音響、配信機材を使う場所と、飲み物を受け取る場所の関係も会場担当者へ確認します。配信中の音や人の移動に希望がある場合は、作業する時間とあわせて相談します。

詳しい会場条件は、S/CAFE, anywhere.のサービス案内で確認できます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere

配信準備と出張カフェの設営時間を分ける

S/CAFE, anywhere.の設営は約1.5時間、撤収は約1時間です。設営と撤収の時間はドリンク提供時間とは別に確保します。

配信の準備や撤去とカフェの設置場所が重なる場合は、搬入の順番と会場を使える時間を主催者側で整理します。配信中に提供する場合は、音や移動の条件、設置場所、提供したい時間を伝えて運用を相談します。

日程と会場条件を伝えて相談する

S/CAFE, anywhere.では、日程、会場、人数の目安から相談し、メニュー、設備、スタッフ体制を確認して内容と見積もりを案内します。未定の内容は未定のまま相談できます。

開催日の4週間前までに、出店相談フォームから相談してください。 https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact

配信と現地の連絡担当を決める

休憩後にプログラムを再開する際は、配信側の進行と会場側の案内を確認します。現地参加者へ声をかける担当者と、進行変更をS/CAFEへ知らせる担当者を決めておくと、会場と配信の連絡を整理できます。

ハイブリッドイベントの出張カフェを相談する際は、全体の参加者数、現地の人数、会場、提供したい時間、必要なスペースと設備をまとめて伝えることがポイントです。