同じ会場で別主催の催しに出張カフェを頼めますか？相談時の整理ポイント

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

同じ日に同じ会場で別主催の催しを開く場合でも、出張カフェのプランを一つにまとめられるとは限りません。S/CAFE, anywhere.へ相談するときは、午前と午後の催しを分けて、主催者、時間、人数、希望メニューなどの条件を伝えてください。

二つの催しを別々の依頼情報で整理する

催しごとに主催者、発注を担当する人、開催時間、利用する人数の目安、希望するメニューを整理します。連絡を取りまとめる人を一人にする場合も、その人が両方の発注を代表するのか、相談だけをまとめるのかを区別してください。

独立した二つの催しを同じ会場だからという理由だけで一つにまとめると、費用や変更を一方の主催者だけで決める状態になりかねません。各催しの提供条件を誰が承認するのかも、主催者間で整理しておきます。

片方の催しが延びた場合に、もう片方の提供開始や利用条件を誰が調整するのかも確認します。主催者同士の合意だけで提供側の予定を変更せず、両方の催しの変更窓口から確認する流れを残してください。

対象者と提供杯数を分けて伝える

午前の参加者が午後も会場に残る場合は、どちらの催しの利用対象になるのかを主催者間で決めます。参加者が重なることと、依頼する提供杯数は別の情報としてS/CAFE, anywhere.へ伝えてください。

S/CAFEの公開プランには提供時間と杯数の上限があります。別々の催しでその枠を共有できるかは自己判断せず、各催しで希望する杯数と提供時間を示してください。一件の依頼にするのか、別々の依頼にするのかは、相談内容と見積もりで確認します。

催しの切替えに必要な確認

午前と午後で案内の対象、掲示、主催者の窓口、受け取り方法が変わる場合は、切替え時刻と担当者を整理します。午前の参加者に案内した利用条件を、午後の催しでもそのまま使うと決めないようにしてください。

会場側にも、二つの催しを続けて利用する予定を伝えます。間に部屋の点検や入替えがある場合は、カウンターや機材を置いたままにできるか、提供側の作業とあわせて個別に相談します。

設営・撤収と費用の単位を確認する

同じ会場でも、設営や撤収を一回分として扱えるとは限りません。S/CAFEの設営は約1.5時間、撤収は約1時間で、ドリンク提供時間とは別です。二つの催しの進行を示し、必要な作業と時間を確認してください。

見積もりでは、対象となる催し、時間、杯数、作業範囲、費用の宛先を読み合わせます。主催者間の費用分担は別に整理し、S/CAFEへ確認した依頼の単位と食い違わないようにします。

相談前に伝える内容

S/CAFEへ相談する際は、開催日の4週間前までに公式フォームへ、両方の催しの日程、会場、人数の目安を知らせてください。各主催者の依頼範囲と未確定事項を分け、取りまとめ役がどの立場なのかも添えます。

同じ会場で続けて開催することだけで、一つのプランを共用できるとは判断せず、二つの催しの条件を分けて相談することが重要です。

参照した公式情報

https://www.scafe.tokyo/anywhere