登壇者が遅れそうな冬のセミナー、出張カフェの休憩を含む代替進行はどう準備する？

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

登壇者が遅れそうなときは、一般的には、順番の入替え・別の対話枠・遠隔登壇など複数の代案を用意しておく方法があります。出張カフェの休憩を含める場合は、S/CAFE, anywhere.の設営・撤収の時間と会場条件を、動かしにくい前提として進行表に置いておくと、代案を決めやすくなります。

代替進行を用意するときの一般的な考え方

ここは一般的な助言です。登壇者と常に連絡できる担当を決め、複数の代案を用意します。判断する人と切替えの時点を進行表に明記し、参加者には確定した変更だけを簡潔に伝える方法があります。

飲料提供の予定を動かす場合は、相談先と会場へ早めに共有しておくと調整しやすくなります。

S/CAFE, anywhere.の出張カフェとは

S/CAFE, anywhere.は、イベント・マルシェ、ブランドのポップアップ、オフィスや交流会へ、S/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届ける出張カフェ（移動式カフェ）サービスです。基本プランには、バリスタ2名・カウンター・機材・豆・カップ・設営撤収の作業が含まれます。提供できるドリンクの種類やメニュー一覧は、問い合わせで案内します。

対象は、屋外イベントやマルシェ・地域の集まりの主催者、新商品のお披露目やポップアップを行うブランド担当者、社内イベントや交流会を企画するオフィス・総務担当者です。

休憩の時間を動かすときの時間条件

S/CAFE, anywhere.では、ドリンク提供時間とは別に、設営に約1.5時間、撤収に約1時間が必要です。この時間はドリンク提供時間に含まれません。

準備の一例として、進行の入替えで休憩の開始や終了が前後しそうな場合は、ドリンクを出す時間だけでなく、設営前後に会場を使える時間も合わせて見ておく方法があります。

会場側で用意するもの

会場側には、約2m×2mのスペース、100V電源（専用回路推奨）、給水経路を用意していただきます。

準備の一例として、代案の進行で使う部屋やレイアウトが変わる可能性がある場合は、候補の場所でもこの条件を満たせるか事前に確認しておくとよいでしょう。

相談の流れと時期

相談は、開催日の4週間前までにお願いしています。流れは次の3段階です。まず日程・会場・人数の目安を聞きます。次にメニュー・会場設備・スタッフ体制を確認し、内容と見積もりを案内します。そして当日、スタッフが会場へ伺います。

対応地域は東京23区・都内近郊が中心で、その他の地域・関東近県は個別に相談します。

公式サイト：https://www.scafe.tokyo/anywhere

料金の表示について

表示価格は税別です。移動費は別途かかり、東京23区内は20,000円〜、それ以外は距離に応じて加算されます。