出張カフェを年間行事で複数回頼むとき、開催回ごとに何を管理する？｜S/CAFE

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

出張カフェを年間行事で何度か利用したい場合は、年間の企画予定と、各回の依頼が確定した状態を分けて管理します。S/CAFE, anywhere.へ複数回の希望を伝えるときも、一回の相談や承認で全日程の実施と料金が確定したとは扱いません。日程の扱いや依頼方法は、S/CAFEへ確認してください。

年間予定は開催回ごとに整理する

春の社内交流会、夏のゲスト会など、行事名だけでまとめず、開催日、会場、人数の目安、提供したい時間を各回に対応させます。同じ担当者が管理していても、会場の条件が違えば確認する内容は変わります。

日付が決まっていない回は、仮の確定日で埋めず、候補または未定と分かる形で残します。年間の予算検討に使う予定なのか、個別の依頼へ進みたい回なのかも、回ごとに区別します。

相談日、回答日、次に確認する担当者を回ごとに記録すると、年間予定のどの回が進行中かを確認できます。

相談中と確定を同じ印で管理しない

管理資料では、希望を伝えた状態、条件の回答待ち、内容と見積もりの確認中、依頼の確認が済んだ状態を区別して残す方法があります。独自の呼び方を使う場合も、何をもって確定とするかを社内でそろえておきます。

同じ会場で毎回行う予定でも、全回のスタッフや機材が確保されたとは推定しません。相談の結果は、対象となる開催回だけに反映します。

年間の概算と各回の見積もりを分ける

年間の予算案には現時点の概算を使い、個別の開催回には確認した見積もりを使います。複数回の依頼による割引や、同じ料金が続くことは前提にせず、その回に案内された条件を根拠にします。

S/CAFEの公開料金は税別で、移動費は別途です。会場、提供時間、杯数などが回ごとに異なる場合は、その差を各回の記録に残します。年間の合計だけでは、どの回のどの条件まで確認できたか分からなくなるためです。

変更は対象の開催回を特定して扱う

一回分の日程や担当者が変わっても、他の回まで変更済みとは扱いません。変更を連絡するときは対象の開催回を明示します。共通の窓口など全体に関わる情報を変える場合は、影響する範囲を確認してから年間資料を更新します。

S/CAFE, anywhere.の各開催回では、ドリンク提供時間とは別に、設営約1.5時間と撤収約1時間を確保します。会場を年間で予約している場合も、各回の利用枠が準備から撤収まで含むかを照合してください。

相談するときの準備

日程、会場、人数の目安を開催回ごとに整理しておくと、相談内容を伝えやすくなります。出店の相談は開催日の4週間前までにお願いします。

公式情報：https://www.scafe.tokyo/anywhere