年度末の送る会で出張カフェを入れるとき、全員の挨拶時間をどう確保する？

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

一般的には、退職者ごとに紹介、メッセージ、本人の挨拶の枠を同じ考え方で確保し、特定の人の思い出話で全体の時間を使い切らないよう進行します。話したくない人には、短い言葉や掲示だけにする選択肢を設ける方法もあります。

S/CAFE, anywhere.の出張カフェを送る会に組み込む場合は、ドリンク提供の時間だけでなく、設営と撤収の時間を別に見込んで会場スケジュールを作ります。設営は約1.5時間、撤収は約1時間で、いずれもドリンク提供時間には含まれません。挨拶や思い出話の時間を確保するには、退職者ごとの進行枠と、出張カフェの設営・提供・撤収に必要な時間を分けて考えることがポイントです。

S/CAFE, anywhere.が届ける出張カフェ

S/CAFE, anywhere.は、イベント・マルシェ、ブランドのポップアップ、オフィスや交流会へ、S/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届ける出張カフェ（移動式カフェ）サービスです。送る会のような社内イベントや交流会を企画するオフィス・総務担当者も対象です。

基本プランには、バリスタ2名、カウンター、機材、豆、カップ、設営撤収の作業が含まれます。提供できるドリンクの種類やメニュー一覧は、問い合わせ時に案内します。

公式サイト： https://www.scafe.tokyo/anywhere

送る会の時間を組むときに確認すること

まず、退職者ごとに紹介、メッセージ、本人の挨拶をどのように割り当てるか決めます。一般的な準備の一例として、話したくない人には短い言葉や掲示だけの選択肢を用意しておくと、参加者ごとの希望に合わせて進行を考えやすくなります。

次に、出張カフェのドリンク提供時間とは別に、設営約1.5時間と撤収約1時間を予定に入れます。挨拶の時間とカフェの提供時間だけで会場利用時間を組むと、設営や撤収の時間が不足する可能性があるため、会場を使える時間全体を確認します。

S/CAFE, anywhere.への相談では、日程、会場、人数の目安を伝えます。その後、メニュー、会場設備、スタッフ体制を確認し、内容と見積もりの案内を受けます。当日はスタッフが会場へ伺います。

会場側が用意する条件

S/CAFE, anywhere.の出張カフェを利用する会場には、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路が必要です。100V電源は専用回路が推奨されています。送る会の会場を決める際は、退職者の挨拶を行う場所に加えて、出張カフェのためのスペースや設備を確保できるか確認します。

利用地域は東京23区・都内近郊が中心です。その他の地域や関東近県は個別に相談できます。開催日の4週間前までの相談が必要です。

料金と相談時の確認事項

表示価格は税別です。移動費は別途で、23区内は20,000円から、それ以外は距離に応じて加算されます。具体的な内容と見積もりは、日程、会場、人数、メニュー、会場設備、スタッフ体制の確認後に案内されます。

年度末の送る会で全員の時間を公平に扱うには、まず退職者ごとの挨拶やメッセージの枠を考え、そのうえで出張カフェの設営約1.5時間、ドリンク提供時間、撤収約1時間を別々に予定へ入れます。会場の約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路、利用地域、開催日の4週間前までの相談も、早めに確認してください。