出張カフェ当日の追加購入は誰が承認する？S/CAFEの準備

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

出張カフェを含むイベントで、主催者側の案内用品などを当日に買い足したくなることがあります。結論として、購入の承認者は主催者側で事前に決めておき、買う前に用途・担当・費用の扱いを確認する流れにするのがおすすめです。必要と感じた物を先に購入してから費用の負担先を探す形は避けましょう。以下は、主催者側の追加購入を整理する方法です。

何のための購入かを先に確かめる

参加者向けの案内用品なのか、主催者の運営備品なのか、カフェの提供に関わる物なのかを分けます。同じ消耗品に見えても、今回の依頼範囲に入るか、提供方法に合うかは別に確認が必要です。

S/CAFE, anywhere.の基本プランには機材、豆、カップなどが含まれます。提供に使う物を主催者が独自に買えば代わりに使える、とは考えず、まず提供側へ必要性と適合する物を確認してください。買い足しを提案した人と、費用を負担する人も同じとは限りません。

買う前に金額と負担先を確認する

主催者側では、当日に追加費用を承認できる担当者と、連絡が取れない場合の確認先を決めておきます。予算の上限や承認方法は社内の手続きに合わせ、誰でもその場で立て替える運用にしない方法が考えられます。

購入する物、数量、金額の目安、負担する組織を伝え、確認した内容を控えます。出張サービスの見積もりにない物を購入したときに、後から自動でサービス代金から差し引けると考えないようにしましょう。提供側へ負担を依頼したい場合は、購入前に条件を相談します。

買いに行く人が抜けた後の役割も見る

購入が必要でも、会場の担当者がそのために不在になると、受付や進行の連絡が止まる場合があります。購入する人を決める際は、その間の役割を誰が受け持つかも確認します。S/CAFEのバリスタが買い出しを代行する前提にはせず、希望する作業は別途相談してください。

急いでいるときほど、既に会場にある物で対応できるか、施設へ借りられるか、購入せずに案内方法を変えられるかを主催者側で検討する方法があります。カフェの提供に関係する変更は、提供側へ確認して進めます。

購入後は承認の控えとそろえて残す

購入後は、実際の金額、用途、受け取った担当者を社内の精算方法に沿って残します。領収書だけでは依頼した経緯が分からない場合があるため、承認した相手や品物、数量の控えも対応させましょう。未購入だった提案と実際に買った物を分けると、実施後の費用確認に使えます。

S/CAFEへの相談窓口

主催者側で用意する物と提供側の持ち込み範囲を、事前にそろえて相談しましょう。公式フォームへ日程、会場、人数の目安と希望する内容をお知らせください。出店は開催日の4週間前までにご相談ください。

公式情報: https://www.scafe.tokyo/anywhere