出張カフェの会場や部屋が変わったとき、何を確認すればよい？

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

出張カフェの会場や部屋が変わったときは、確定した会場情報をS/CAFEへ伝え、設置場所だけでなく電源、給水、搬入経路、設営・撤収時間も確認します。あわせて、招待メールや案内図、会場内の掲示など、参加者が見る情報を更新してください。

部屋名だけの変更か、設置場所の変更かを確認する

同じ場所で部屋の呼び方だけが変わる場合と、別の部屋へ移る場合では、確認する内容が異なります。住所、建物名、階、部屋名をそろえ、出張カフェの実際の設置場所が変わるかをS/CAFEへ伝えます。

別の部屋へ移る場合は、広さだけでなく、100V電源、給水経路、搬入経路を確認し直します。元の部屋で使えた設備が、新しい部屋にもあるとは限りません。新しい部屋の使用許可が確定していることを施設へ確認してから、変更後の条件を相談してください。

古い案内を更新する

会場変更が確定したら、招待メール、受付の案内図、主催者のページ、会場内の掲示など、参加者が参照する情報を確認します。更新する担当者と期限を決め、受付には旧名称で尋ねられた場合の案内も共有します。

未確定の変更候補を、決定済みの移設として案内しないことも重要です。出張カフェへの連絡では、変更点を断片的に送るのではなく、当日に使う確定した会場情報をまとめて伝えると確認しやすくなります。

S/CAFEへ伝える会場条件

S/CAFE, anywhere.は、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路などを事前に確認します。部屋が変わる場合は、設営と撤収の時間を含めて条件を再確認してください。

会場変更を伝えた場合でも、同じ内容で実施できると決めつけず、対応の可否と見積もりへの影響を相談します。変更後の条件が未確定の場合は、未定の内容を含めて相談できます。

詳しい条件の確認や相談は、公式サイトの出店相談フォームから行えます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact

相談時に伝える内容

S/CAFEへ相談する際は、日程、会場、人数の目安に加えて、変更後の住所、建物名、階、部屋名、設置場所、電源、給水、搬入経路、設営・撤収に使える時間を伝えます。

出張カフェの相談は、開催日の4週間前までが目安です。サービスの詳細は公式サイトで確認できます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere