狭い扉や階段の会場に出張カフェを呼ぶには？搬入経路の確認方法

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

狭い扉や階段がある会場でも、出張カフェを呼べるか確認するには、設置場所の広さだけでなく、搬入口から設置場所までの経路を一続きで確認してください。S/CAFE, anywhere.へ、扉・通路・曲がり角・階段や段差の情報を伝え、実際の機材で搬入できるか事前に相談します。

搬入口から設置場所まで確認する

施設の住所だけでなく、実際に使う搬入口からカウンターを置く場所までの経路を確認します。扉、通路、曲がり角、階段や段差など、通過条件が変わる場所を会場図の順番に対応させて記録します。

搬出時に別の出口を使う場合は、搬出経路も確認が必要です。行きと帰りで同じ扉や経路を使えるか、施設担当者へ確認してください。施設の案内や扉の解錠が必要な場合は、担当者が立ち会える時間も確認します。

最も狭い場所の寸法を確認する

扉を開いた状態で通れる幅や高さ、曲がり角の形、階段の有無を、施設が確認した情報としてまとめます。寸法の単位と測った位置をそろえ、写真を使う場合は会場図のどの地点か分かるようにします。

数値が分からない場所は推定で埋めず、施設担当者へ確認してください。扉を外す、機材を分解する、人手で階段を運ぶといった方法を主催者だけで決めず、実際の機材と作業方法についてS/CAFE, anywhere.と施設へ相談します。

約2m×2mは設置スペースの目安

S/CAFEの会場条件にある約2m×2mは、設置スペースの目安です。機材の個別寸法や、扉を通れるかどうかを示す数字ではありません。設置場所に余裕があっても、搬入経路は別に確認してください。

設置先では100V電源と給水経路も必要です。電源は専用回路が推奨されています。搬入経路を通れることが分かった後も、設置後に使う設備の条件を別に確認します。

設営・撤収の時間も経路と合わせて確認する

S/CAFEの設営は約1.5時間、撤収は約1時間で、ドリンク提供時間とは別です。移動に時間がかかる可能性がある経路は、会場の利用可能時間と合わせて相談し、設営時間へ無条件に含めないようにします。

搬入開始から設営までの予定、施設担当者の案内や解錠が必要な時間、撤収後の搬出経路を、事前の相談資料に含めてください。当日に初めて通過条件が判明する準備を避けるため、分からない地点は分からないまま伝え、確認が必要な条件を相談します。

S/CAFEへ相談する際に伝える内容

開催日の4週間前までに、日程、会場、人数の目安、経路の図、確認済みの寸法を公式フォームへお知らせください。狭い扉や階段がある場合は、搬入経路を事前に確認したい旨も添えます。

S/CAFE, anywhere.の会場条件や相談方法は、次の公式情報で確認できます。

https://www.scafe.tokyo/anywhere