飲食できる場所が限られる会場で出張カフェを準備するときの確認点

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

飲食できる場所が限られる会場で出張カフェを手配するときは、カウンターを置く場所、飲み物を受け取る場所、飲食できる範囲を、先に施設担当者へ確認します。そのうえで、S/CAFE, anywhere.へ会場の条件を伝えます。

設置場所と飲食できる場所は別に確認する

以下は主催者側の準備の例です。飲食できる場所が決まっていても、そこへカウンターを置けるとは限りません。会場図を見ながら、次の4点を分けて確認します。

カウンターは機材を置いて提供する場所、受け取り場所は参加者が立ち寄る場所と通路、飲食エリアは飲み物を楽しめる範囲です。もう一つは、ほかのエリアへカップを持ち込めるかどうかです。

たとえばホワイエでは飲食できても、展示室や講演会場へは持ち込めない場合があります。今回の会場の規則を施設担当者に確認し、主催者からの案内にも同じ範囲を使います。

S/CAFEの会場条件と所要時間

S/CAFEの会場条件は、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路です。電源は専用回路が推奨されます。必要な電気容量や給排水は、会場に合わせて事前に案内します。

設営に約1.5時間、撤収に約1時間かかります。これはドリンク提供時間とは別の時間です。施設の利用可能時間の中で、設営と撤収の時間を確保できるかを照らし合わせてください。

詳しい内容は次のサービス案内で確認できます。

https://www.scafe.tokyo/anywhere

参加者への案内に入れる内容

参加者への案内には、提供時間に加えて、飲み物を楽しめる場所を載せます。会場図の色や入口の表示など、会場側が認める方法で範囲を示す準備が考えられます。受付担当と進行担当が同じ説明をできるようにしておきましょう。

次の企画へ移動する前に飲み物を受け取ってもらう場合は、その企画の会場へ持ち込めるかも施設へ確認します。

相談の流れと期限

S/CAFEへの相談は、日程、会場、人数の目安から始めます。その後、メニュー、会場設備、スタッフ体制を確認し、内容と見積もりを案内します。会場の飲食条件がまだ決まっていない場合は、その項目を未定として伝えられます。

相談は開催日の4週間前までにお願いします。次の出店相談フォームから送信してください。

https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact

よくある質問

飲食のルールが決まっていなくても相談できますか

はい。未定の項目は未定として伝えられます。

準備や撤収の時間も必要ですか

必要です。設営に約1.5時間、撤収に約1時間かかり、ドリンク提供時間とは別に確保します。