出張カフェを依頼するとき、主催名・発注法人・請求書の宛先が違う場合は何を伝える?

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

イベントの主催名、S/CAFE, anywhere.へ発注する法人、請求書を受け取る宛先が異なる場合は、この三つを分けて整理し、一件の依頼情報として相談時に伝えてください。担当者のメールアドレスだけでは、どの名義で書類を確認するのかが分かりにくくなることがあります。この記事では、出張カフェを依頼する主催者側が事前に整理しておくとよい事務情報を説明します。

イベントの表示名と発注主体を分ける

参加者向けに使うイベント名やブランド名と、実際に発注する組織の正式名称は、分けて書き出しておきます。代理で相談する担当者がいる場合は、相談者と発注者の関係も説明できるようにしておくと、やり取りが進めやすくなります。

法人名や部署名は、担当者の判断で省略せず、社内の発注手続きで使っている表記を確認してください。主催表示が複数社にわたる場合も、発注する主体がどこかを先に決めてから相談しましょう。

事務の確認者と当日の現場担当が別の人であれば、その関係も伝えます。

請求書の宛先と送付先を区別する

請求書に記載したい宛先と、書類を実際に受け取る担当者や連絡先は、別の情報として整理します。経理部門へ直接送りたい、相談担当者を経由したいといった希望があれば、発注前に伝えて対応できるかを確認してください。

社内で必要な発注番号や記載事項がある場合は、その名称と、いつまでに必要かも一緒に伝えます。希望する書式や送付方法については、S/CAFE, anywhere.に確認してから決めてください。

支払条件は名義とあわせて確認する

S/CAFE, anywhere.の公式案内では、見積書の承認または発注書で承り、請求書払いの支払条件は発注時に決定します。請求書は実施完了後の発行です。支払日や発行日は主催者側の予定だけで先に決めず、発注の段階で確認しましょう。

社内で費用を別部署に振り分けることと、外部の請求先を分けることは同じではありません。発注先と請求の希望を伝え、確認できた内容を社内の処理に反映する進め方が考えられます。

相談の途中で名義が変わるとき

発注主体や請求書の宛先を途中で変える場合は、変更前の情報、変更後の情報、変更を適用したい時点を明示してください。メールの署名を変えただけで伝わったと考えず、見積書や発注書のどこを直す必要があるかを確認します。

事務上の名義だけが変わるのか、イベント名や開催条件も変わるのかは分けて伝えます。日付、会場、提供内容が同じ依頼だと分かる情報を添えると、別の案件と混同されにくくなります。

S/CAFE, anywhere.へ相談する

公式フォームから、日程、会場、人数の目安、発注・請求に関する希望をお知らせください。社内で確認中の名義がある場合は、未確認であることも書き添えてください。出店の相談は、開催日の4週間前までにお願いしています。

公式案内：https://www.scafe.tokyo/anywhere