会場候補が二つあるとき、出張カフェの設置条件を比べる方法｜S/CAFE

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

会場候補が二つあるときは、広さや賃料だけで先に一つを選ばず、出張カフェを実施する条件を同じ項目で並べて比べましょう。S/CAFE, anywhere.の設置条件を満たせるか、まだ誰に確認する必要があるかを分けて書いておくと、会場契約前の相談で判断すべき点が明確になります。以下は、主催者側で比較資料を作る方法です。

両方の会場へ同じ質問を送る

片方は施設担当者に聞いた情報、もう片方は紹介ページから読み取った情報だけでは、比較の確かさがそろいません。利用する部屋、設置できる範囲、電源、給水経路、搬入経路、利用可能時間を、両会場に同じ項目で確認します。

S/CAFEを依頼する際は、会場側で約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路を用意します。電源は専用回路が推奨されています。「電源あり」という案内だけで必要な容量まで足りると判断せず、詳細は会場条件に合わせて事前に確認してください。

公式情報はこちらです。 https://www.scafe.tokyo/anywhere

設備があることと、使えることを分ける

水道やコンセントが建物内にあっても、今回の催しで使える場所や時間は異なる場合があります。比較メモには、設備の有無とは別に、使用許可の確認状況と回答した窓口を書き添えます。未回答は不可と決めず、未確認として残しましょう。

設営約1.5時間と撤収約1時間は、ドリンク提供時間とは別に必要です。会場の料金に含まれる予約枠と、実際に作業できる時間を分け、両候補で準備から運び出しまで確保できるかを確認します。

決め手になる未確認事項を先に解消する

休憩場所に近い、会場費が予算内に収まるといった主催者の評価と、出店条件の確認結果は分けて記録します。好みの順位を付けた後でも、実施に必要な条件が未確認なら、そこを優先して照会してください。

会場を変更しにくくなる申込期限がある場合は、その日付も相談資料に記載します。施設の仮押さえと出張カフェの実施は別の事柄なので、確認状況もそれぞれ別に管理しましょう。

候補ごとの資料にして相談する

候補Aと候補Bの資料は混ぜず、住所、部屋、開催予定日、人数の目安を各候補に対応させます。同じイベントでも場所が違えば搬入や移動費などの条件が変わる可能性があるため、共通情報と相違点を区別して伝えます。

S/CAFEは日程、会場、人数の目安を伺い、メニュー、会場設備、スタッフ体制を確認して内容と見積もりを案内します。主催者の比較表は実施可否の判定ではないため、相談後の回答を記入して候補選びに使う進め方が考えられます。

会場契約前でも相談できますか

候補ごとの条件と未確定事項を示して相談してください。会場側の申込期限と、回答が必要な項目を添え、検討中の候補であることを明示すると伝わりやすくなります。

S/CAFEへ相談する

開催日の4週間前までに、公式フォームへ日程、人数の目安と会場候補をお知らせください。各候補の設備情報と未確認事項を分けて添えると、選定前に相談したい条件が伝わります。