社内イベントで出張カフェを呼ぶとき、総務が決めておく当日の役割と会場条件

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

社内イベントで出張カフェを呼ぶ場合、総務担当者は、会場の入口案内、会場管理者との連絡窓口、進行の時間管理を誰が担当するか決めておくと運営しやすくなります。設営と撤収の時間帯に、誰が会場を開けるかも事前に決めておきます。

S/CAFE, anywhere.の出張カフェとは

S/CAFE, anywhere.は、オフィスや交流会などへ、S/CAFEのコーヒーといつものスタッフを届ける出張カフェ（移動式カフェ）サービスです。社内イベントの担当者は、コーヒー提供を担当するバリスタとは別に、会場側の案内や連絡、時間管理を担当する人を決めておく方法があります。

基本プランには、バリスタ2名、カウンター、機材、豆、カップ、設営・撤収の作業が含まれます。ドリンク提供時間とは別に、設営約1.5時間と撤収約1時間が必要です。

公式サイト：https://www.scafe.tokyo/anywhere

当日に決めておきたい担当

一般的な運営の提案として、主催者側では次の役割を分けておく方法があります。

入口案内は、参加者に会場内の案内をする担当です。会場管理者との連絡窓口は、会場に関する確認や連絡をまとめる担当です。進行の時間管理は、イベント全体の時間と、出張カフェの設営・撤収時間を確認する担当です。

設営・撤収の時間帯には、会場を開ける人も決めておきます。S/CAFE, anywhere.の設営には約1.5時間、撤収には約1時間が必要で、これらはドリンク提供時間に含まれません。

会場側で用意する条件

S/CAFE, anywhere.を社内イベントで利用する場合、会場側は約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路を用意します。100V電源は専用回路が推奨されています。

総務担当者は、担当者の役割を決めるだけでなく、カウンターと機材を置くスペース、電源、給水経路について会場側と確認します。設営時間に会場を利用できるかどうかも、会場を開ける担当者とあわせて確認しておきます。

相談から当日までの流れ

S/CAFE, anywhere.への相談は、日程、会場、人数の目安を伝えるところから始まります。その後、メニュー、会場設備、スタッフ体制が確認され、内容と見積もりが案内されます。内容が決まると、当日はスタッフが会場へ伺います。

提供できるドリンクの種類やメニュー一覧は、問い合わせ時に案内されます。社内イベントの担当者は、日程、会場、参加人数の目安を整理して相談します。

相談は開催日の4週間前までに行います。対応地域は東京23区・都内近郊が中心で、その他の地域や関東近県は個別に相談します。

費用と会場条件を確認する

表示価格は税別です。移動費は別途で、23区内は20,000円から、それ以外は距離に応じて加算されます。見積もりの案内を受ける際は、会場、人数、日程とあわせて確認します。

社内イベントで出張カフェを呼ぶか検討する場合は、当日の役割分担に加えて、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路、設営・撤収時間、相談期限を確認することがポイントです。条件を整理したうえで、S/CAFE, anywhere.へ相談できます。