招待制イベントの出張カフェは誰が利用できる？主催者が決める案内範囲と会場条件

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

招待制イベントで出張カフェを手配する場合は、招待者と運営スタッフなど、誰がドリンクを利用するのかを主催者側で整理してから、S/CAFE, anywhere.へ人数の目安と会場条件を伝えて相談します。

利用する人の範囲を先に決める

入場時の招待確認と、入場後のドリンク提供は別に整理します。主催者側で、招待の確認を担当する受付スタッフ、ドリンクを利用できる招待者や運営スタッフ、カウンターの場所と提供時間を決めておきます。

付き添いの方が来場する可能性がある場合も、主催者側で想定人数を整理します。受付で案内する利用条件と、ドリンク提供時の案内をそろえたうえで、必要な分担を相談時に伝えてください。

会場と搬入の条件を確認する

S/CAFE, anywhere.は東京23区・都内近郊を中心に出張しています。その他のエリアや会場条件は個別に確認します。相談時には、日程、会場、人数の目安を伝えます。

会場には約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路を用意します。電源は専用回路が推奨されます。必要な設備の詳細は会場に合わせて事前に案内されるため、来場者の入口と搬入口が異なる会場では、外部スタッフの入館条件、搬入口、当日の連絡先も施設側へ確認してください。

設営と撤収に使える時間も、会場の利用条件として別に確認します。会場条件の確認は、S/CAFE, anywhere.のサービス案内で相談できます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere

招待状と受付の案内をそろえる

招待状や事前案内にドリンクの説明を載せる場合は、相談後に決まった提供時間、メニュー、利用場所を反映します。受付スタッフにも同じ内容を共有し、質問を受けたときの確認先を決めておきます。

S/CAFE, anywhere.は、メニュー、設備、スタッフ体制を確認して、内容と見積もりを案内します。招待者と運営側のどちらを利用対象にするか、受付とドリンク提供をどのように分担するかも、相談時に伝えてください。

相談時に伝える内容

出張カフェを招待制イベントで利用する場合は、日程、会場、人数の目安に加えて、利用する人の範囲、受付との分担、会場の入口と搬入経路、設営と撤収に使える時間を整理しておくと、必要な確認を進められます。

未定の内容は、未定のまま相談できます。開催日の4週間前までに、出店相談フォームから相談してください。 https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact

招待者の確認とドリンク提供の分担は相談できますか

必要な仕事と希望する分担を事前に相談できます。主催者側で行う受付と、ドリンク提供の体制を確認し、招待者と運営スタッフを含めた利用範囲や人数の目安を伝えてください。