出張カフェをイベント途中で移設できますか？S/CAFEの確認事項

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

イベント途中の出張カフェの移設は、元の場所と移動先の条件、移設する時点、提供を止める時間を事前にS/CAFE, anywhere.へ伝えて相談してください。会場や機材、進行に合わせた確認が必要で、主催者だけで移動を前提に進行を決めないことが重要です。

移設したい場所と時間を整理する

受付後はロビー、歓談時は別室というように場所を変えたい場合は、場所ごとの利用目的と予定する時間を伝えます。元の場所、移動先、移動経路、変更したい理由、提供を止める時間を整理しておくと、移設方法を相談しやすくなります。

移動先が空いていることと、カウンターを移設できることは別々に確認します。機材を動かす方法、作業できる時間、必要なスタッフや費用は、希望する内容に合わせて個別に相談してください。

元の場所と移動先の会場条件を確認する

S/CAFEの公開案内では、会場側に約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路が必要です。電源は専用回路が推奨されています。移設を希望する場合は、元の場所と移動先の両方について、スペース、電源、給水、施設の使用条件を確認してください。

移動中に使う扉や通路、ほかの企画が使用する場所についても、施設担当者へ確認します。実施できる方法を相談してから、会場図や進行表に反映します。

詳しい会場条件は、S/CAFE, anywhere.のサービス案内で確認できます。 https://www.scafe.tokyo/anywhere

提供を止める時間と設営・撤収時間を分ける

通常の設営には約1.5時間、撤収には約1時間が必要です。これらはドリンク提供時間とは別の時間です。イベント途中の移設に必要な作業時間は、通常の設営時間だけから判断せず、今回の移動内容と提供を止める時間を個別に相談してください。

移設を行う内容で合意した場合は、主催者の窓口と当日の連絡担当をそろえます。参加者への案内には、決まった提供場所と時間を使い、以前の場所に来た人にも次の案内が分かるようにします。

移設を相談するタイミング

S/CAFEは、日程、会場、人数の目安から相談を始め、メニュー、会場設備、スタッフ体制を確認して内容と見積もりを案内します。移設の希望がある場合は、この相談時に元の場所、移動先、希望する移設時点、会場条件を伝えてください。

出店相談は、開催日の4週間前までに行います。相談時点で未定の内容は、未定のまま伝えられます。

相談窓口はこちらです。 https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact

移設が難しい場合の進め方

移設が難しい場合は、同じ場所で提供し、参加者が立ち寄る時間を進行側で調整する方法も相談できます。実施方法が決まったら、受付と進行担当が同じ内容を説明できるように、進行表と会場案内をそろえてください。