イベント会場の出張カフェを「うちにも」と聞かれたら｜主催者向けS/CAFE, anywhere.の案内方法

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

イベントで出張カフェを利用した来場者から「自分たちの会にも来てもらえますか」と尋ねられたとき、開催中の主催者がその場で新しい予約を引き受ける必要はありません。S/CAFE, anywhere.の公式ページを案内し、依頼したい本人が条件を伝えて相談できるようにするのが基本です。

当日の問い合わせと次の依頼を分ける

今回の飲み物の受け取りや会場案内は、当日の運営窓口で確認します。一方、別のイベントの日程、出店場所、内容、見積もりは、新しい出店相談として扱います。現在の主催者が次の会場条件まで説明する必要はありません。

受付や司会から紹介する場合は、サービス名をS/CAFE, anywhere.とそろえ、公式の出張カフェページを案内します。イベント本部への問い合わせが、そのままS/CAFEへの申し込みだと誤解されない表現にしましょう。

最初の相談で伝えてもらうこと

S/CAFEへの相談は、日程、会場、人数の目安から始まります。あわせて、希望する利用場面も伝えてもらってください。決まっていない項目は、未定のまま相談できます。

主催者が代わりに連絡する必要がある場合は、依頼したい本人と、どこまで伝えてよいかを先に確認します。名刺を受け取っただけで連絡を約束したり、参加者全員に営業連絡が届くと説明したりしないようにしましょう。実際の紹介方法は関係者で確認してください。

空き日程と金額は確約しない

会場にS/CAFEのスタッフが来ているからといって、別の日の出店が可能とは限りません。日程や対応エリアは、公式窓口で条件を伝えて確認します。対応エリアは東京23区・都内近郊が中心で、その他の地域は個別の相談です。

また、今日の会場の設備や、主催者が依頼した内容と同じ形になるとも限りません。S/CAFEではメニュー、会場設備、スタッフ体制を確認して内容と見積もりを案内します。今回の主催者が受け取った見積もりを、次の依頼の確定金額として伝えないでください。

提供中に詳しい相談を求められたら

提供中にどこまで話せるかは、その場の作業に合わせて確認します。詳しい相談を希望された場合は、公式ページを案内する方法があります。紙の案内を用意するなら、サービス名と参照先を確かめ、古い価格や未確認のメニューを印刷しないようにしましょう。

公式ページの出店相談フォームから相談する

新しい出店の相談は、公式ページの出店相談フォームからお願いします。開催日の4週間前までに、日程、会場、人数の目安をお知らせください。内容が決まっていなくても、未定のままご相談いただけます。

https://www.scafe.tokyo/anywhere