予約制の個別相談会の待ち時間に出張カフェを使う準備

はじめに

この記事は運営者による自社・自店の紹介です。

予約制の個別相談会で参加者の待ち時間に出張カフェを使いたいときは、主催者側の準備として「受付」「待機」「個別相談」「終了後」の場所と案内を先に分け、飲み物を使う場面と予定時間を整理してからS/CAFE, anywhere.に相談する方法があります。S/CAFE, anywhere.への相談は、日程、会場、人数の目安から始められます。

待機の場所と個別相談の場所を分けて考える

一例として、主催者側の準備では、場所ごとの役割を次のように書き出しておく方法があります。

受付：来場者を確認し、最初に案内する場所。

待機：飲み物を利用してほしい場所。

個別相談：相談を行う場所と、呼び出しの方法。

終了後：次に向かう場所と、飲み物を利用できる時間の案内。

受付や呼び出しの手順は、主催者側で決めるものとして整理してください。

個別相談では資料や会話を扱います。そのため、一例として、相談の内容を扱う場所と、共通の飲み物案内を出す場所を分けて考える方法があります。参加者向けの案内には、個別の相談内容を載せず、飲み物を利用できる場所と時間だけをまとめる形が考えられます。

予約者の総数と待機中の人数の目安を分ける

主催者側の準備として、予約した人の総数と、待機場所に同時にいる人数の目安を分けて整理すると、提供側へ伝えやすくなります。あわせて、相談の前に使いたいのか、終了後に使いたいのかという希望も書いておきます。

S/CAFE, anywhere.では、日程、会場、人数の目安から相談を始め、メニュー、設備、スタッフ体制を確認して、内容と見積もりを案内します。未定の項目は未定のまま伝えられます。利用場面と予定時間が決まっていれば、相談時に添えてください。

会場に必要な条件を施設担当者に確認する

S/CAFE, anywhere.の会場条件は、約2m×2mのスペース、100V電源、給水経路です。電源は専用回路が推奨されます。必要な電気容量や給排水については、会場に合わせて事前に案内します。

主催者側の準備として、待機に使う場所にこの広さと設備があるかを、施設の担当者に確認しておくと相談しやすくなります。待機場所、個別相談の部屋、カウンターを置きたい場所の位置関係も、相談時にあわせて伝えてください。

設営と撤収の時間は提供時間と別に見る

設営には約1.5時間、撤収には約1時間かかります。どちらもドリンクの提供時間とは別です。最初の予約者が来る前の時間と、最後の相談が終わったあとの時間も含めて、会場を使える時間を施設側に確認してください。

よくある質問

予約制の相談会で、待ち時間の飲み物について相談できますか

日程、会場、人数の目安をお知らせください。待機中に使いたいのか、終了後に使いたいのかという希望も、あわせて整理しておくと伝えやすくなります。

予約者への案内には何を載せればよいですか

一例として、飲み物を利用できる場所と時間、受付で確認する担当者を載せる方法があります。個別の相談内容は共通の案内に入れず、分けて扱うと整理しやすくなります。

相談はいつまでにすればよいですか

開催日の4週間前までに、公式サイトの出店相談フォームからご相談ください。

相談先

サービスの詳細と出店相談フォームは、次のページにあります。

https://www.scafe.tokyo/anywhere

https://www.scafe.tokyo/anywhere#contact